电子发票怎么做账报税

“电子发票怎么做账报税？做账时怎么存？报税时数据对不上怎么办？” 自从电子发票普及，不少财务新手和小企业老板就被这些问题困住。其实电子发票做账报税比纸质发票更省心，今天用直白的语言，把电子发票怎么做账报税的全流程讲清楚。

一、电子发票：开启财税新篇

现在不管是网购、吃饭还是办公采购，商家默认开电子发票 —— 它不用邮寄，秒到邮箱，还能随时下载，避免了纸质发票丢失、损坏的麻烦。对企业来说，电子发票能减少打印、存储成本，还能和财务软件无缝对接，大大提高做账报税效率。

但要注意：电子发票和纸质发票具有同等法律效力，不管是做账还是报税，都要按规范处理，不然可能面临税务风险。比如某小企业因重复报销电子发票，被税务核查时补缴了税款和罚款，就是因为没做好管理。

二、电子发票怎么做账报税

电子发票做账分 “收集 - 导入 - 记账 - 归档” 四步，每一步都有技巧：

（一）前期准备：收集与核对，别漏关键信息

收集途径：电子发票一般通过邮箱（如 QQ 邮箱、企业邮箱）、微信卡包、商家开票平台（如京东、美团的发票中心）接收，收到后要及时下载，保存为 PDF 或 OFD 格式（OFD 是官方推荐格式，可在 “增值税电子发票公共服务平台” 下载阅读器查看）。

核对要点：重点看这 4 项信息是否正确：发票代码、发票号码、购买方名称及纳税人识别号（不能有错别字）、金额与税额。比如发现商家把 “XX 有限公司” 写成 “XX 有限公”，要及时退回重开，不然无法入账。

（二）系统导入：轻松录入，少出错

现在主流财务软件（用友畅捷通、金蝶精斗云、账信云会计）都支持电子发票自动导入，不用手动输数据：

打开软件，找到 “发票管理” 模块，选择 “导入电子发票”；

上传下载好的 PDF/OFD 文件，软件会自动识别发票信息（金额、税额、商品名称等）；

核对导入的数据和原发票一致后，确认保存，避免因手动录入导致的数字错误。

如果是小公司没装财务软件，也可以用 Excel 登记电子发票台账，记录发票号、金额、入账日期，方便后续查询。

（三）账务处理：精准记账，按业务分类

和纸质发票一样，电子发票要按业务类型记对应的科目：

采购办公品：比如买打印纸，发票金额 100 元（含税，小规模纳税人），分录：

借：管理费用 —— 办公费 100

贷：银行存款 100

支付服务费：比如付软件年费 3000 元，分录：

借：管理费用 —— 软件服务费 3000

贷：应付账款 3000

销售货物开电子发票：比如卖商品收入 2000 元（小规模，1% 征收率），分录：

借：应收账款 2000

贷：主营业务收入 1980.2（2000÷1.01）

应交税费 —— 应交增值税 19.8

记账时，要把电子发票的 PDF/OFD 文件附在凭证后（可打印出来附纸质凭证，或在电子记账系统中关联文件），确保有据可查。

（四）归档管理：妥善保存，满 5 年

根据《会计档案管理办法》，电子发票要保存 5 年，且要能随时调取。建议：

按 “年份 - 月份 - 业务类型” 分类存储，比如 “2024 年 10 月 - 办公费发票”；

重要发票可备份到 U 盘或云盘避免电脑损坏导致文件丢失；

不要随意删除邮箱或卡包里的电子发票原件，以备税务核查。

三、电子发票报税指南

电子发票报税和纸质发票流程一致，核心是 “采集数据 - 填报表 - 提交”：

（一）报税系统登录与准备

登录 “电子税务局”（各省官网，如 “国家税务总局 XX 省电子税务局”），进入 “我要办税 - 税费申报及缴纳”；

准备好电子发票的销项、进项数据（一般纳税人需区分进项，小规模纳税人主要是销项）。

（二）进项与销项采集

一般纳税人：

进项发票：在 “增值税发票综合服务平台” 勾选认证（电子发票和纸质专票一样，需勾选才能抵扣），勾选后数据会自动同步到报税系统；

销项发票：如果用税控盘开具电子发票，登录报税系统后，点击 “发票数据同步”，系统会自动导入销项数据。

小规模纳税人：

无需勾选进项（不能抵扣），直接在 “增值税申报表” 中填写电子发票的不含税收入，比如季度电子发票收入 25 万元，填在 “小微企业免税销售额” 栏。

（三）申报表填写与核对

一般纳税人填写《增值税纳税申报表（一般纳税人适用）》，核对 “进项税额”“销项税额” 是否和电子发票数据一致；

小规模纳税人填写《增值税纳税申报表（小规模纳税人适用）》，确认 “免税销售额” 或 “应征增值税销售额” 是否准确；

重点核对 “价税合计” 是否和电子发票总金额一致，避免漏报或多报。

（四）申报提交与后续跟进

确认报表无误后，点击 “提交申报”，系统提示申报成功后，再进行缴税（若有应纳税额）；

申报完成后，可在 “申报查询” 中查看申报记录，打印申报表留存；

若发现申报错误，在申报期内（每月 1-15 日）可作废重新申报，过了申报期需到税务局更正。

四、常见问题与解决之道

（一）发票真伪辨别：官方平台查

担心收到假电子发票？登录 “国家税务总局全国增值税发票查验平台”，输入发票代码、号码、日期、金额，就能查到真伪，查到的信息和发票一致就是真票。

（二）重复报销防范：查重是关键

电子发票容易重复打印报销，解决办法：

用财务软件的 “发票查重” 功能，导入发票时自动识别重复发票；

小公司可用 Excel 做查重表，每次报销前输入发票号，提示 “已存在” 就是重复。

五、总结与展望

电子发票做账报税的核心是 “规范收集、准确录入、妥善归档”，其实比纸质发票更高效。随着财税数字化发展，未来电子发票会更普及，甚至实现 “开票 - 做账 - 报税” 全流程自动化。

新手不用怕，刚开始可以先从简单的电子发票录入、记账练起，熟悉后再尝试报税，多操作几次就能熟练掌握。记住：只要按流程来，核对好每一笔数据，电子发票怎么做账报税一点都不难！