预付款做账的会计分录

“提前付了 3 万块货款，账本上该怎么记？” 不少财务新手遇到预付款时，总搞不清预付款做账的会计分录怎么写。其实预付款并不复杂，本质是 “先花钱、后拿东西 / 服务” 的资金流转，今天用大白话 实例，把预付款做账的会计分录讲透。

一、预付款那些事儿

预付款在生意里很常见：比如批发店提前给厂家打款订货物，公司预付半年房租，甚至小企业提前支付软件服务费，这些都属于 “预付款”。它的核心特点是 “钱先付出去，但还没拿到对应的商品或服务”，在会计里属于 “流动资产”，就像把钱暂时 “存” 在对方那里，后续要通过拿货物、享服务慢慢 “兑回”。

做好预付款账务，不仅能清晰跟踪资金去向，还能避免出现 “付了钱却忘了冲账” 的混乱，尤其对中小企业来说，精准核算预付款能减少资金浪费。

二、预付款做账的会计分录

不管什么行业，预付款做账都绕不开 “支付 - 收货 / 服务 - 尾款处理” 三步，我们用具体案例拆解：

（一）支付预付款时：钱出去，记 “预付账款”

假设 A 公司（小规模）向 B 厂家订 100 件服装，约定先付 30% 预付款，即 9000 元（总货款 3 万元），通过银行转账支付。

此时钱从 “银行存款” 转出，变成了 “预付账款”（相当于暂存在厂家的钱），分录：

借：预付账款 ——B 厂家 9000

贷：银行存款 9000

这里要注意：“预付账款” 要按供应商设明细（如 “B 厂家”），方便后续对账。

（二）收到货物或服务时：拿东西，冲 “预付账款”

1 个月后，A 公司收到 100 件服装，验收无误。此时要把之前付的 9000 元预付款 “冲掉”，同时确认货物成本。

分录：

借：库存商品 —— 服装 30000

贷：预付账款 ——B 厂家 9000

应付账款 ——B 厂家 21000（未付的尾款）

如果是服务类，比如公司预付半年房租 1.2 万元，每月摊销时：

支付时：借：预付账款 —— 房租 12000 贷：银行存款 12000

每月摊销：借：管理费用 —— 房租 2000 贷：预付账款 —— 房租 2000

（三）预付款有剩余或不足时：补付或退回

预付款不足，补付尾款：接上例，A 公司支付剩余 21000 元尾款，分录：

借：应付账款 ——B 厂家 21000

贷：银行存款 21000

预付款有剩余，对方退回：若总货款实际 2.8 万元，之前付了 9000 元，厂家退回 1000 元，分录：

借：银行存款 1000

贷：预付账款 ——B 厂家 1000

三、不同行业预付款会计分录差异

虽然核心逻辑一致，但不同行业的 “预付对象” 不同，分录里的 “借方科目” 会有差异：

（一）制造业 / 商贸业：预付货款，记 “库存商品”

比如工厂预付原材料款，收到材料时：

借：原材料 —— 钢材 50000

贷：预付账款 ——C 供应商 20000（已付）

银行存款 30000（补付）

（二）服务业：预付服务款，记 “费用 / 无形资产”

预付一年软件服务费 6000 元，收到服务时：

借：管理费用 —— 软件服务费 6000

贷：预付账款 ——D 软件公司 6000（若分月摊销，每月借 “管理费用” 500，贷 “预付账款” 500）

广告公司预付广告制作费 3000 元，项目完成后：

借：主营业务成本 —— 广告制作 3000

贷：预付账款 ——E 制作商 3000

（三）房地产 / 建筑业：预付工程款，记 “开发成本 / 工程施工”

建筑公司预付工程款 10 万元，收到工程进度款发票时：

借：工程施工 ——XX 项目 100000

贷：预付账款 ——F 建筑队 100000

四、预付款会计分录对财务报表的影响

（一）资产负债表：影响 “流动资产” 结构

支付预付款时，“银行存款” 减少，“预付账款” 增加，总流动资产金额不变，只是内部结构调整；收到货物 / 服务后，“预付账款” 减少，“库存商品”（或费用）增加，若有尾款，“应付账款” 会增加，属于 “流动资产” 减少、“流动负债” 增加。

（二）利润表：影响 “费用 / 成本” 确认时间

若预付款是费用类（如房租、服务费），按月摊销时会增加 “管理费用”“销售费用”，从而减少当期利润；若预付款是货物成本，销售后结转 “主营业务成本”，才会影响利润，相当于 “延迟确认成本”，避免一次性大额支出导致利润波动。

五、预付款管理与风险控制

光会做分录还不够，还要防范 “付了钱拿不到货” 的风险，关键做好 3 点：

（一）建立审批制度

明确预付款审批流程：比如 1 万元以内部门经理审批，1-5 万元财务总监审批，5 万元以上总经理审批，避免员工擅自支付大额预付款。

（二）供应商管理

合作前查供应商信誉（企查查看有无失信记录），签订合同明确 “交货时间、质量标准、退款条款”，比如约定 “逾期 30 天不交货，需退还全部预付款并支付 5% 违约金”。

（三）跟踪管理

建立 “预付款跟踪台账”，记录供应商、金额、支付时间、约定交货 / 服务时间，每月核对：比如发现某供应商超期 15 天未交货，及时联系催货，必要时发函要求退款。

六、常见问题解答

1. 预付款和应收账款有啥区别？

预付款是 “我们付出去的钱，还没拿东西”（资产），应收账款是 “别人欠我们的钱，还没收回”（资产），前者是 “先付出”，后者是 “先收入”。

2. 预付款需要开发票吗？

支付时可让对方开 “收据”，收到货物 / 服务后再要正式发票，发票附在确认成本 / 费用的凭证后，作为入账依据。

七、总结回顾

预付款做账核心是 “记清资金流转”：支付时记 “预付账款”，收货 / 服务时冲 “预付账款”，尾款多退少补。不同行业只需调整 “借方科目”（库存商品 / 费用 / 工程施工），同时做好审批、供应商管理和跟踪，就能既算准账，又控好风险。

如果平时遇到预付款做账的会计分录难题，不妨先理清楚 “付了多少钱、拿什么东西、还差多少尾款”，再对应套分录，慢慢就熟练啦！